Tapez la date. Passer une ligne, et tapez le nom de l'employé et son adresse de domicile sur des lignes séparées. Passer une ligne supplémentaire et tapez "Cher Monsieur / Madame. (Nom)" suivie par un colon. Même si vous êtes sur une base prénom avec l'employé, vous devez faire un effort supplémentaire pour être professionnel dans une situation où l'employé exige de la discipline. Utilisation du nom vous permet également de créer une distance, ce qui est utile quand les nouvelles est négatif.
Commencez la lettre en expliquant à l'employé que son rendement au travail n'a pas répondu aux attentes, puis détail les problèmes de sa performance d'une manière professionnelle et sans émotion. Le cas échéant, la liste des dates et heures des incidents majeurs tels que les retards ou les accidents. Reportez-vous à toutes les règles spécifiques que l'employé a violé.
Expliquer ce qui va arriver. Si vous discipliner l'employé, expliquer que ce est son premier avertissement et que les infractions subséquentes méritera d'autres avertissements avec des conséquences plus graves, telles que la suspension ou le congédiement. Si vous résiliez l'employé, de fournir la date effective de la résiliation et toute autre information qu'elle aura besoin, par exemple lorsque vous attendez à ce qu'elle quitter son bureau.
Fournir des informations de contact au cas où il a des questions, et de définir un processus d'appel si vous en avez un. Merci l'employé pour sa coopération, et le cas échéant, dites-lui que vous lui souhaitons bonne chance dans le futur.
Fermez la lettre en tapant "Sincèrement," et passez trois interlignes. Tapez votre nom. Imprimez la lettre sur la tête de l'entreprise et de signer votre nom dessus de votre nom dactylographié.