Examiner l'ordre du jour de la réunion précédente. Il peut y avoir eu des points soulevés qui doivent donner suite à la réunion en cours. La connaissance de ces thèmes avant la réunion vous permettra de prendre des informations plus rapidement et de prendre des notes plus courtes.
Tape la rencontre avec un dispositif d'enregistrement si vous pensez que vous pouvez lutter pour suivre les discussions. Taping la réunion signifie que vous pouvez transcrire les points pertinents tard avec moins de contraintes de temps.
Asseyez-vous près de la personne qui préside la réunion. Cela vous permettra de demander des éclaircissements sur les points soulevés que vous trouvez ambiguë ou inconsistante.
Ecrire la date et l'heure à la tête de votre ordinateur portable. Prenez note de la personne qui préside la réunion, la minute preneur (vous-même) et le lieu.
Liste de tous les participants autres que le président et vous-même. Faites circuler une feuille de papier et de demander à chaque participant de remplir en leur nom. Cette information peut alors être transcrit pour vos bonnes minutes plus tard.
Gardez une trace de l'ordre du jour de la réunion. Réunions ont généralement des points numérotés de discussion. Les conversations peuvent souvent aller sur les tangentes Cependant, ce qui signifie articles se manqués ou sont discutés hors séquence. Collez les chiffres sur l'ordre du jour et notez-les comme ils sont discutés, même si hors séquence.
Documenter les motions faites concernant les décisions sur les règles ou l'orientation future de la société. Dressez la liste des personnes qui proposent des motions et, si un vote a lieu, fiche qui et combien ont voté en faveur de la motion. Documenter la façon dont la motion est adoptée, aussi, que ce soit par une confirmation verbale, à main levée ou à bulletin secret.
Rédiger les minutes dès que possible après la réunion. L'information est susceptible d'être frais dans votre esprit, vous pouvez donc rappeler plus de détails que si vous avez quitté pour un temps plus tard.
Enregistrez votre propre nom à la fin du document afin que vos collègues puissent vous contacter avec des questions sur le contenu.