Arrivée à la réunion tôt avec l'ordre du jour de la réunion, la liste des participants et le matériel nécessaires pour enregistrer les minutes. Choisissez un siège près de l'animateur de la réunion. Assis près de l'animateur de la réunion vous permet de mieux entendre et de demander des éclaircissements facilement.
Demandez-lui si vous pouvez utiliser un magnétophone pour enregistrer une transcription audio de la réunion. Si vous prenez des notes sur un ordinateur, vérifier que cela fonctionne correctement, et avoir un cahier de papier et d'écriture des instruments à utiliser comme un back up de prise de notes méthode au cas où l'ordinateur échoue.
Notez la date et l'heure de la réunion est appelée à l'ordre. Enregistrez l'essence des rapports des officiers et des rapports des comités. Habituellement, des rapports complets sont joints au procès-verbal de réunion. Motions record à mesure qu'ils surviennent. Inclure qui introduit chaque mouvement, qui a appuyé la motion et si la motion a été approuvée, ce qui est connu comme «porté», ou échoué. Si l'ordre du jour est déposé - pas donné suite lors de la réunion tenue, mais plus à une date ultérieure, notez qui a présenté la motion à la table la question et qui a appuyé la motion. Annonces de disques et les dates des réunions de suivi.
Trouver ou créer un modèle rendu de la réunion. Votre organisation peut déjà avoir un modèle rendu de la réunion. Si elle ne le fait pas, vous pouvez utiliser l'un des nombreux modèles réunion minute disponibles en ligne ou créer votre propre modèle. Le modèle a besoin d'une ligne de tête, le corps et la signature. Le titre comprend le nom de l'organisation et de la date, l'heure et le lieu de la réunion.
Créer le corps du modèle en utilisant l'ordre du jour de la réunion en tant que votre guide. Inclure les éléments suivants dans cette partie: statistiques de fréquentation, l'approbation des rapports dernière réunion minutes, officiers et des comités, vieilles affaires, Nouvelle entreprise, les annonces et les temps d'ajournement.
Vérifiez que le modèle comprend des lignes de signature et la date lignes pour le secrétaire et l'autorité d'approbation.
Préparez vos minutes en utilisant le modèle. Éliminer des détails excessifs. Enregistrez ce qui a été décidé, qui fera l'action, quand il est dû et comment l'organisation saura quand l'action est terminée. Après avoir effectué votre premier projet, examiner transcription audio de la réunion afin d'assurer que vous avez capturé tout le nécessaire. Ensuite, éditez vos minutes.
Minutes sont un record d'actions que l'organisation prend. Il est pas une trace de tout ce qui se dit, ce qui est une transcription. Gardez vos minutes professionnel. Ne pas inclure votre opinion, le jugement ou l'interprétation. Des expressions telles que «débat houleux» et «excellent commentaire" ont pas leur place dans les minutes de réunion professionnelles. Jamais inclure les motions qui ont été retirées.
Fixez officier et les rapports des comités à vos minutes achevés. Faire le nombre d'exemplaires requis. Si possible, distribuer les minutes de la réunion avant la prochaine réunion afin que les ajouts et / ou corrections peuvent être apportées rapidement.