Ecrire la rubrique d'information de votre mémo. Flush gauche et sur quatre lignes, à simple interligne séparés, écrire "La date», «Pour», «De» et «sujet». Chacun doit être suivie par un colon. Après "De:" écrire votre nom et votre titre.
Ecrire pas plus de trois paragraphes à simple interligne sur la réunion changement d'heure, double espacement entre les paragraphes. Dans le premier paragraphe, remarquer l'ancien temps et le temps reporté de la réunion. Indiquez si le lieu de la réunion a changé ou est restée la même.
Expliquez la raison du changement d'heure dans un sens positif. Les employés peuvent se demandent pourquoi le temps de la rencontre a changé, mais il ya risques de compromettre des informations confidentielles de l'organisation. Aborder la question de façon positive en disant: «Le temps de réunion a changé afin de mieux répondre aux besoins et aux horaires de tous ceux dont la présence est requise lors de la réunion."
Ecrire un troisième alinéa optimiste. Par exemple, "Je vous remercie d'avance pour votre coopération dans accueillir ce changement de calendrier. Je me réjouis de vous voir à (heure et lieu de la réunion)."
Ecrire vos initiales après votre nom pour une course de la présence et la crédibilité. Vous n'êtes pas obligé de signer au bas de la note parce que votre nom est imprimé en haut, dans le titre.
Relisez et modifier votre mémo avant de les diffuser. Ne laissez jamais un employé rattraper une erreur dans l'un de vos supports de communication.
Diffuser la note correctement et pour la meilleure exposition. Rappelez-vous que vous ne voulez pas les employés absents à se replier sur la ligne de bureau légendaire, «Je suppose que je ne comprends pas la note." Mémos échelle de l'entreprise sont souvent affichés dans les cafétérias et les salles de repos. Pour ajoutée "assurance", faire une copie de la note de service pour chaque employé et placez-le dans sa boîte aux lettres ou sur son bureau.