Tapez la date, et sauter une ligne. La date est importante car elle sert de l'avis officiel de la date à laquelle elle a été informée de la promotion.
Tapez "Cher Monsieur / Madame. (Nom)" suivi de deux points, pour créer la salutation.
Donnez les bonnes nouvelles tout de suite. Un exemple d'une déclaration appropriée pour une promotion à un directeur adjoint pourrait être: «Je vous écris cette lettre pour vous féliciter de votre promotion au directeur adjoint, à compter du 12 Avril, 2011."
Fournir tous les détails qu'elle a besoin de savoir immédiatement de la promotion. Par exemple, si son salaire sera augmenté vous pouvez inclure ce que parce que les employés veulent généralement que l'information tout de suite après avoir appris qu'ils ont été promus. Elle voudra aussi savoir quand elle va commencer une formation ou quand sa nouvelle orientation du gestionnaire sera, le cas échéant.
Donner des informations d'action dans la conclusion. Si elle a besoin de prendre rendez-vous avec les Ressources humaines pour se renseigner sur ses nouvelles options de retraite ou ses avantages élargis, lui fournir cette information de contact.
Tapez "Sincèrement," sauter trois places de ligne, et tapez votre nom et le titre, pour fermer la lettre. Imprimez la lettre sur la tête de l'entreprise et de signer la lettre.