Notez l'idée générale de votre mémo et votre public cible avant d'écrire le document réel. Audience considération est très importante lors de la rédaction de mémos. Par exemple, si un problème ne concerne qu'un petit groupe de personnes, ne traite pas de la note de service à l'ensemble de l'organisation. Considérer la langue appropriée pour le public en général. Vous voudrez peut-être communiquer un message différent à ses supérieurs que ses subordonnés.
Remplissez votre section d'en-tête. Toutes les notes de service devraient avoir les mêmes sections. Premièrement, le "A" section contiendra le nom de récepteurs. Par exemple, "Pour: John Smith" ou "Pour: major Smith Co." pourrait fonctionner dans un «À». Sous le "To:" ligne, remplir un "From:" avec votre nom en elle. Directement sous le "From:" inclure une "Date:" section avec la date de la note de service est écrit. Mois sont souvent abbreviated- Février devient "février" Enfin, inclure une "Subject:" la ligne avec un titre spécifique qui indiquera ce que la note de service est d'environ.
Votre message NEXT- viser pour pas plus d'une page. Votre première phrase devrait indiquer clairement le but et le contexte de la note de service. Ensuite, le cas échéant, expliquer le contexte de l'événement, situation ou circonstance de l'objet de la note brièvement. Après, expliquer exactement ce que vous voulez ou attendez de ceux recevant le mémo. Si votre mémo est nécessairement plus d'une page, vous pouvez inclure un bref paragraphe de résumé à la fin du message à des fins de clarté.
Fermez avec une fin polie. Assurez-vous de remercier les récipiendaires pour leur temps dans la lecture du mémo et inviter à la discussion ou des commentaires sur le contenu de la note elle-même.
Inclure un "Attaché:" la ligne après la clôture si vous devez joindre des documents supplémentaires avec le mémo. Exposer brièvement le titre des pièces jointes dans cette ligne tels que "Attaché: CV."
Passez en revue votre mémo pour couper toute information qui est superflu et simplifier phrases verbeuses. Le but de cette note est brièveté.
Vérifiez sur votre mémo pour les questions de orthographe et de grammaire. Les mémos sont généralement considérés comme des documents professionnels. Des erreurs d'inattention et l'inattention à la grammaire pourraient refléter mal sur l'écrivain.