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Comment écrire un mémo de formation

Lorsque vous avez besoin de mettre à jour un manuel de formation, processus d'affaires ou d'un manuel, le véhicule parfait est un mémo de formation. Le format de la note de service vous permet de cibler vos destinataires et d'inclure des informations de suivi en temps opportun, et est particulièrement utile dans les situations où de nouvelles considérations juridiques ou mesures nécessaires ont été ajoutées à un processus existant. En suivant quelques étapes simples, vous pouvez vous assurer que votre mémo communique clairement et succinctement vos idées tout en évitant les pièges courants.

Instructions

  1. Identifiez votre public. Cela vous aidera à vous incluez l'information la plus pertinente pour votre mémo. Par exemple, si vous écrivez pour expliquer comment utiliser le nouveau copieur sur le troisième étage, de ne pas envoyer le mémo à tous les employés dans le bâtiment. Ou si une nouvelle loi aura un impact sur la façon dont les affidavits sont prises dans un cabinet d'avocats, vous ne devez inclure l'équipe de maintenance.




  2. Présentez votre sujet. Le premier couple de lignes devrait permettre à vos lecteurs savent pourquoi cette note de service est important pour eux. Faites-leur savoir ce que l'ancien processus était, ou qui processus actuel de cette mise à jour concerne, ainsi que la raison de la mise à jour.

  3. Décrire les nouvelles mesures ou exigences. Utilisez un seul niveau de rubriques et de garder vos explications concis et précis. Inclure les informations mises à jour ainsi que toutes les étapes ou procédés antérieurs qui ne devrait plus être suivies ou exécutées.



  4. Inclure une ligne de temps. Laissez clairement votre public sait quand la nouvelle politique entrera en vigueur. Si il est un changement immédiat, indiquer clairement si il ya une période de grâce ou d'un processus de transition pour la procédure préalable. Par exemple, si il ya un nouveau formulaire de demande d'un congé, laisser les employés savent ce qui va arriver à des demandes qui sont déjà en cours de traitement.

  5. Fermer avec des étapes de suivi. A la fin de votre mémo, laissez votre public sait ce qu'ils doivent faire si elles ont des questions qui ne sont pas été répondu dans votre document. Cela pourrait inclure un lien vers la documentation supplémentaire, ou un certain nombre de contacts qu'ils peuvent appeler. Si votre mémo de formation fait partie d'une série de mises à jour, l'état lorsque la prochaine mise à jour sera prêt.

Conseils Avertissements

  • Limitez votre mémo à un sujet principal.
  • Utilisez deuxième personne (vous) pour parler directement à votre auditoire.
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