Remplissez l'en-tête de la note de service sur les fichiers perdus. Cela comprend une ligne pour la date, le sujet, qui est de la note de service et qui est celui de. Ces lignes sont étiquetés "Date", "Objet", "Pour" et "De". Le sujet devrait au moins dire "Lost Files", mais peut aussi décrire quels fichiers sont perdus.
Expliquez brièvement la question dans le premier paragraphe directement sous l'en-tête. Cela devrait certainement inclure les fichiers qui sont perdus, tels que les fichiers pour un client ou un projet spécifique. Elle peut également inclure comment vous croyez que les fichiers ont été perdus, où ils pourraient être, et combien il est urgent de les trouver.
Décrire plus sur le problème dans la prochaine section. Obtenez plus de détails sur les fichiers perdus à ce point. Vous pourriez fournir des détails sur le client ou projeter les fichiers sont pour ou plus d'informations sur les fichiers peuvent être regardés par les salariés. À ce stade, donner une date spécifique, les fichiers doivent être trouvées par.
Dites aux destinataires de la note exactement ce que vous voulez qu'ils fassent dans la dernière section. Ce devrait être des éléments d'action spécifiques, telles que la recherche dans la base de données X ou passer par l'ensemble de vos fichiers personnels dans le cas où vous avez enregistré les fichiers perdus sur votre entreprise informatique ou les lecteurs flash. Répétez la date à laquelle les fichiers doivent être trouvées par.
Relisez le mémo. Assurez-vous de ne comportait aucune information sensible sur les fichiers qu'il ne devrait pas être une trace écrite de. Aussi, assurez-vous que vous avez articulé l'importance de trouver les fichiers perdus clairement.