Comment répondre à une lettre d'appel

Procurez-vous un morceau de tête de l'entreprise à utiliser pour votre réponse. Une réponse à un appel représente le dernier mot sur la question, et l'utilisation de papier à entête officiel contribue à donner l'impression d'autorité.

Tapez la date, passez un espace et tapez le nom et l'adresse complète du destinataire.

Passer un autre espace, tapez "Cher Monsieur / Madame. (Insérer le nom)", suivi par un colon. Si vous sentez que la fermeté spéciale est nécessaire, omettre «cher» et il suffit de taper le nom du destinataire. Passer un autre espace.

Dans le premier paragraphe, informer le destinataire immédiatement si son appel est accordé, et expliquer brièvement pourquoi elle a reçu sa demande.

Si vous n'êtes pas l'octroi de l'appel, remercier le destinataire de son intérêt pour votre entreprise ou pour son travail acharné et à la fin du paragraphe lui donner les mauvaises nouvelles. Positionnement les mauvaises nouvelles à la fin du paragraphe, vous donne la possibilité d'amortir le choc d'abord, qui permet de conserver la bonne volonté du destinataire. Expliquez la raison pour refuser la demande briefly- éviter de donner autant de détails que le destinataire puisse examiner la politique et vous deviner.

Fournir des informations de suivi supplémentaires dans le deuxième paragraphe. Si vous avez refusé l'appel, lui laisser savoir que votre décision est définitive et que l'affaire est close.

Tapez «Regards», ou «Sincèrement," et passez trois interlignes. Imprimez la lettre et le signe dessus de votre nom à l'encre bleue ou noire. Conservez une copie de la lettre pour vos dossiers.

Envoyer la lettre par courrier certifié afin de conserver une trace de votre réponse et la preuve que le destinataire a reçu la lettre. Ce dossier peut être important si l'affaire est devant les tribunaux.