Ouvrez votre tableur ou un autre logiciel où vous pouvez créer des graphiques de table. Choisissez un programme que vous ou votre personnel, qui gère les tâches de bureau et de paiement, pouvez accéder et utiliser avec facilité. Placez votre nom en tant que propriétaire dans le haut du formulaire de déclaration ainsi que l'adresse et le numéro de téléphone. Si vous passez par un nom de société, utiliser à la place de votre vrai nom.
Tapez le nom et l'adresse du locataire sur le formulaire. Si vous avez donné à chaque locataire une identification ou numéro de compte spécial pour rendre plus facile la tenue des dossiers, inclure ce numéro sur le formulaire.
Créer des colonnes et des lignes sur la déclaration. Placez les en-têtes pour la date de quand les charges ont eu lieu, une description des frais, le loyer, les frais de stationnement, les services publics et que le locataire d'effectuer les paiements pour. Inclure un montant dû et un montant total dû.
Créer un bordereau de paiement que le locataire peut inclure avec ses paiements. Tapez l'adresse où le locataire devra envoyer le paiement et le nom du propriétaire ou de l'entreprise que vous souhaitez le locataire d'écrire sur le chèque ou mandat. Inclure une boîte pour la date, le montant total dû pour le loyer et le montant du paiement du locataire sera enfermer.
Enregistrez le fichier dans vos dossiers où vous gardez un journal des paiements des locataires. Imprimez deux copies de la déclaration de location mensuelle. Envoyez une copie au locataire. Gardez l'autre copie dans un dossier pour imminente jusqu'à ce que vous recevez des paiements de loyer du locataire. Vous pouvez également vous référer à cette déclaration si le loyer est en retard ou vous avez besoin de faire des copies supplémentaires si le locataire prétend ne pas avoir reçu son relevé mensuel.