Commencez la lettre en tapant la date. Passer une ligne et tapez le nom de contact de la personne et le titre, le nom de l'entreprise, et l'adresse de l'entreprise sur des lignes séparées. Passer un autre espace en ligne et tapez "Madame / Monsieur. (Nom)" suivie par un colon.
Identifiez-vous et expliquer le but de votre lettre immédiatement. Par exemple, "Mon nom est Jill Harrison de la Direction de la comptabilité, et je vous écris pour expliquer mes reçus de mon récent voyage affaires liées à Akron pour préciser quels articles je devrais être remboursé et qui sont mes dépenses personnelles qui ne nécessitent pas remboursement. "
Détail des dépenses qui devraient être remboursés d'une liste numérotée, et se réfèrent à la réception appropriée et la date de la réception pour aider la personne à traiter le remboursement. Si votre organisation travaille sur une base per diem, sur lequel vous êtes alloué seulement un montant précis pour la nourriture, le logement ou d'autres articles par jour, briser les dépenses par jour de sorte que le processeur peut voir si vous avez séjourné dans le montant per diem.
Dépenses de liste qui apparaît sur les reçus qui sont vos dépenses personnelles. Vous ne devez pas expliquer ce que ceux-ci sont, affirment simplement qu'il est de votre accusation personnelle. Donnez un total de ces dépenses ainsi. Votre entreprise ou organisation peut aussi vous demander de retirer les charges fiscales pertinentes liées à ces objets personnels du montant du remboursement.
Fournir les totaux à la fin de ce que vous devriez être remboursé pour, avec le total de ce que vous refusez remboursement. Ces deux chiffres devraient ajouter jusqu'à le montant total sur les recettes. Donner le montant que vous demandez le remboursement et le montant que vous refusez le remboursement lucratif souvent des organisations vous demandent de mettre ces déclarations dans un langage clair pour des raisons juridiques.
Merci au processeur pour son temps et présenter des excuses pour l'inconvénient d'avoir à trier les recettes. Fournir votre travail numéro de téléphone et adresse e-mail au cas où il ou elle a des questions sur les taxes sur les recettes.
Fermez la lettre en tapant "Sincèrement," et passez trois interlignes. Tapez votre nom complet et le titre. Imprimez la lettre sur la tête de l'entreprise et de signer votre nom au-dessus du nom dactylographié. Faites une copie de la lettre et les reçus et les conserver pour vos dossiers. Postez la lettre à la personne de contact qui traitera le remboursement.