Vérifiez que le dossier est gardé dans le cours normal des affaires. Ceci est une exigence très large et englobe mémorandums, rapports, dossiers ou compilation de données sous une forme quelconque. Cela comprend le papier, électronique ou tout autre moyen disponible pour la tenue de dossiers. "Affaires" pour les fins de cette règle comprend toute entreprise, institution, association, profession ou un métier de tout genre, y compris les organismes à but non lucratif.