Soyez poli et respectueux, obéissant à toute étiquette standard lettre d'affaires. Bien que vous pouvez être très frustré par la situation, ou embarrassé à demander une prolongation, votre ton doit transmettre seulement le professionnalisme courtois. En général, être formel et respectueux et nous nous efforçons d'utiliser la grammaire et l'orthographe correcte (voir Ressources).
Inclure toutes les informations pertinentes l'entreprise aura besoin pour traiter votre facture. Cela peut inclure un numéro de compte et les relevés de paiements récents. Adressez la lettre à la personne qui sera de prendre la décision finale pourrait-ce être un agent de prêt de premier rang si elle est un prêt hypothécaire. Il est très important que la lettre est lue par la bonne personne et déposé correctement avec votre compte. Inclure vos informations de contact et de demander à être contacté quand la lettre est reçue.
Mettre en évidence les raisons pour lesquelles vous demandez une extension. Si possible, fournir de la documentation. Par exemple, si vous avez récemment été mis à pied et que la collecte de chômage, vous pouvez soumettre une déclaration de vos prestations. Raisons tangentielles pour examen, comme étant un client à long terme ou ne jamais avoir manqué un paiement avant, peuvent être inclus, mais conservés brève.
État spécifiquement ce que vous voulez. Une lettre vague de mentionner des difficultés financières et demander de l'aide ne peut pas faire une différence. Proposer un laps de temps où l'on pouvait raisonnablement effectuer un paiement. Ne pas écrire une date beaucoup plus tôt que vous pourriez vous attendre à payer, parce caler plusieurs reprises va vous faire ressembler à un client irresponsable. Au lieu de cela, fournir une idée réaliste de combien vous pouvez payer et quand. L'entreprise peut même être prêts à baisser vos paiements pour une période de temps, selon le type de prêt.
Le suivi de la lettre d'un appel. La lettre doit être court et au Point- vous pouvez aller plus en détail sur le téléphone lorsque vous parlez à votre représentant de compte. Votre appel de suivi devrait confirmer la réception de la lettre et demander quand une décision finale sera prise. Rester sur le dessus des délais vous aidera à garder le contrôle de cette malheureuse situation financière et de montrer la société que vous êtes sérieux au sujet de trouver une solution.
Demandez de l'information sur les programmes spéciaux pour aider les clients dans le besoin. Si votre projet de loi est un paiement de prêts aux étudiants, par exemple, les prêts peuvent être reportés si le revenu de l'étudiant tombe en dessous d'un certain niveau. Entreprises de services publics peuvent renoncer factures de chauffage pour les clients à faible revenu ou les diriger vers des programmes qui aident avec les factures d'électricité. Toujours demander à être informé des conséquences négatives de ces programmes-intérêts peuvent être ajoutés à votre solde, par exemple.