Rencontre avec la personne que vous allez écrire la lettre au nom de. Faites une liste de points à couvrir, la personne pour répondre à la lettre et tous les autres détails qui doivent être inclus. Discuter du sujet de la lettre jusqu'à ce que vous sentez que vous avez suffisamment de renseignements généraux pour l'écrire correctement.
Adopter le bloc-format pour des lettres d'affaires. Toutes les phrases commencent sur la gauche; côté des paragraphes page- sont séparés par un espace en ligne. La distance entre votre clôture est de trois à quatre lignes pour permettre à votre signature. Tapez les lettres d'affaires plutôt que de les écriture.
Écrire sur papier en-tête, si possible, car il donne de la crédibilité à votre correspondance. Si vous ne disposez pas d'en-tête, tapez l'adresse de la personne que vous écrivez la lettre pour le haut de la page, laissez un espace et tapez la date.
Commencez avec la salutation "Cher" suivi du nom, le titre de la personne et une virgule. Si, par exemple, vous écrivez à une entreprise, il aurait lu «Chère Mme Briggs," ou "au président du tribunal," si elle est à la cour.
Déclarez que vous écrivez au nom d'une autre personne si elle est appropriée, comme dans une lettre à la cour. Si il est une lettre de sortir sous le nom de l'autre personne que vous ne disposez pas d'affirmer qu'elle n'a pas écrit elle-même. Dans le cas de blessure ou de la langue problèmes physiques indiquer la raison: «Je vous écris au nom de Jeremy Smithers comme il a cassé ses deux poignets de fond."
Faites le point. Lettres --- si oui ou non pour le compte de quelqu'un d'autre --- doivent être courts et concis. Indiquer la raison que vous écrivez et puis commencer un nouveau paragraphe pour vos idées à l'appui. Pensez à changer paragraphes et de laisser un espace lorsque vous changer les idées.
Ecrire dans facile à comprendre la langue. Ne pas utiliser un grand mot quand un petit va faire et garder vos phrases courtes. Visez la clarté plutôt que d'essayer d'impressionner votre lecteur avec votre vocabulaire étendu.
Gardez le ton pragmatique. Évitez les phrases fleuries et rester concentré sur le sujet que vous écrivez. Ne pas offrir à votre opinion sur le sujet, sauf si il ya une très bonne raison pour le faire.
Résumer le contenu de la lettre dans le paragraphe de conclusion. Précisez également l'action de la personne que vous écrivez la lettre de désirs pris. Si pourrait être le remplacement d'un appareil défectueux ou une demande de réunion.
Utilisez la fermeture «Sincèrement» ou «Sincèrement vôtre" pour rester cohérent avec le ton d'affaires de la lettre. Des expressions telles que "Parlez bientôt" ou "votre ami" ne sont pas appropriés.
Laissez-nous votre lettre pour un jour ou deux, puis le modifier. Ainsi que la grammaire et d'orthographe, surveillez les mots couramment confuses tels que "passé et le passé» ou «l'affect et l'effet." Vérifiez contre votre liste originale pour vous assurer que vous ne rien oublier.
Mettez vous à la place du destinataire de la lettre. Lire à haute voix à vous-même et pour l'évaluer ton et le contenu. Modifier en conséquence.
Revoir la lettre avec la personne au nom de laquelle vous avez écrit. Assurez-vous que vous ne rien oublier la personne recherchée inclus.