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Comment faire pour utiliser Excel pour fréquentation d'une garderie

Si vous avez une garderie ou un autre établissement de garde d'enfants, il est important de suivre la participation de chaque enfant qui est actuellement inscrit. Les outils de Microsoft Excel font qu'il est relativement simple pour les enseignants et les administrateurs scolaires pour suivre la fréquentation des enfants - si vous voulez le suivre à la semaine, mois ou année. Selon la façon dont vous souhaitez afficher les données d'un tableur, vous pouvez créer des graphiques et des tableaux pour représenter la présence ou absences de chaque enfant dans votre garderie.

Création du modèle

  1. Ouvrez un nouveau classeur Excel avec 13 feuilles de calcul. Vous pouvez ajouter des feuilles de calcul en cliquant sur les onglets en bas de la page. Chaque feuille de calcul individuel devrait représenter un mois, avec la feuille de calcul finale utilisée pour les totalisations year-to-date.

  2. Fusionner les cellules de C1 à AI1. Tapez le nom du mois, suivi de l'année dans la cellule fusionnée. Centrer le texte, augmenter la taille des caractères et en gras le lettrage de rendre visible la position. Ajoutez de la couleur ou d'autres éléments de conception en fonction de vos préférences.

  3. Tapez la rubrique "Nom" dans le domaine A2 et «Prénom» dans le champ B2. Faire ressortir le texte en faisant la police en gras et en augmentant la taille du texte.

  4. Ajouter une colonne final à la fin de AJ1 cellulaire pour compiler automatiquement le nombre d'absences pour le mois. Cette colonne utilisera mise en forme conditionnelle pour déterminer combien de jours chaque enfant a été absent.

  5. Insérez les dates du mois dans les colonnes entre C2 et EA2. Appliquer un ombrage aux vacances et week-ends lorsque vous ne serez pas prendre des records de fréquentation.




  6. Tapez le nom et prénom de chaque enfant dans les rangées sous les têtes de colonne correspondantes. Trier les informations par nom de famille, classe, ou une combinaison des deux.

  7. Copiez et collez ce modèle dans les 12 feuilles de calcul. Vous aurez toujours besoin de personnaliser les informations sur chaque feuille de calcul cependant, en changeant le titre pour le mois correct et mettre à jour les dates pour représenter le nombre exact de jours dans le mois.

  8. Créer un code pour remplir le record de fréquentation. Peut-être, "P" pour les générations présentes et "A" pour les absents.

  9. Insérez une formule dans la colonne mois à jour pour compiler automatiquement le nombre absences chaque enfant a par mois. Si vous utilisez «A» pour absent, la formule pour le premier enfant est: COUNTIF ($ C3: CAI3 $, "A"). La formule mixte cellule peut ensuite être copié et collé à chaque ligne dans la colonne.

    La formule ci-dessus suppose que C3 est la première entrée du mois pour le premier enfant figurant sur la feuille de calcul. Modifier la formule que nécessaire pour les champs sélectionnés comprend toute la gamme de date pour le mois.



  10. Copiez les formules dans chacune des 12 feuilles. Double vérifier les formules pour assurer qu'ils sont corrects.

  11. Copier et coller les noms et prénoms des enfants dans la dernière feuille de calcul si vous voulez compiler le nombre d'absences au cours de l'année. Assurez-vous d'inclure les rubriques appropriées, si nécessaire.

Tabulation l'année à ce jour Somme

  1. Créer une formule pour totaliser le nombre d'absences pour chaque enfant à la garderie. Pour créer la formule, entrez "= somme (" dans le champ year-to-date pour le premier enfant sur la liste.

  2. Cliquez sur la première feuille de calcul et cliquez sur le total mensuel pour le premier enfant sur la liste.

  3. Maintenez la touche SHIFT de votre clavier et cliquez sur la feuille de calcul du dernier mois. Cliquez sur le total mensuel pour le premier enfant sur la liste et appuyez sur ENTRER. La formule ressemblera à quelque chose comme, "= somme (« Janvier: Décembre! AI3). "

  4. Copier et coller la formule dans la colonne year-to-date pour chaque enfant sur la liste.

  5. Conseils Avertissements

    • Pour copier et coller les formules correctement, tous les noms doivent être dans le même ordre. Si vous avez besoin d'ajouter des noms long de l'année pour tenir compte des nouveaux étudiants, vous aurez besoin d'ajuster les formules, si nécessaire.
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