Commencez la lettre en exprimant ce que l'empathie est possible, sans l'excuser son comportement. Selon le site StressMethods.org, les gens les plus difficiles voient leurs comportements comme raisonnable, compte tenu de leurs expériences passées, de type de personnalité et les attentes. Exprimant l'empathie va démontrer votre compréhension de la situation du point de vue de la personne difficile, désarmer elle et l'aider à se préparer pour le message que vous avez à offrir.
En tenir aux faits. Éloignez-vous d'utiliser des mots de l'émotion-emballés tels que «triche», «voler» ou «malhonnête», même si toutes ces descriptions appliquent. Ne pas mendier ou de plaider avec lui et ne rien partager personnelles sur votre propre situation. Ces tactiques ne seront pas recueillir la sympathie et ne lui donner quelque autre matériau avec lequel il peut vous manipuler.
Faites vos attentes clair avec des déclarations directes, limitées dans le temps. Vous pouvez dire, "Vous devez payer le montant total dû dans les 60 jours selon les conditions de votre bail," par exemple, ou, "Je veux que vous avez le rapport final fut plus tard le mardi de poursuivre le projet." Si possible, se référer à un bail, Will, contrat, mémos, lettres, courriels ou toute documentation que vous avez, lui donnant moins de place pour être désagréable.
Fin de la lettre sur une note positive, en disant quelque chose comme, "Je vous remercie d'avance pour votre aide dans la résolution de ce conflit." En fermant sur une note positive, vous indiquez que le problème peut être résolu de manière positive. Traiter les autres comment vous voulez être traité est susceptible de donner le résultat le plus positif possible.
Avoir un regard de procuration sur tous les documents officiels. Bien que vous pourriez être réticents à le faire en raison des coûts impliqués, dépenser de l'argent sur l'extrémité avant est beaucoup plus sage que d'avoir à dépenser beaucoup plus d'argent plus tard parce que votre lettre indiquait quelque chose d'illégal ou non factuelle. Demandez à l'avocat endosse la lettre ou d'indiquer dans la lettre que vous avez consulté votre avocat qui est d'accord avec votre position. De cette façon, la personne sera difficile savent qu'ils ne peuvent pas vous effrayer.