Comment répondre à un courriel officiel

Commencez l'email avec une salutation formelle. Saluez correspondants individuels que "M." ou "Mme" - Mais le double contrôle sur le sexe du correspondant si elles ont un nom ambigu. Abstenez-vous de l'appel d'une femme «Miss» ou «Madame», comme ces attributs ont des connotations plus spécifiques - dont aucune ne peut se référer à votre correspondant. Commencez un email avec "Cher Terry," par exemple, si vous n'êtes pas sûr du sexe du correspondant. Adresse une collection de personnes avec «chefs d'équipe Chers», par exemple.

Établir une connexion avec le correspondant immédiatement. Démarrez le corps de l'email en déclarant qui vous êtes - si nécessaire - et comment vous êtes familier avec le correspondant. Continuer en abordant pourquoi vous communiquez avec la personne et pourquoi votre correspondance est important. Gardons les courriels officiels pointues et succincte. Rester sur le sujet à tout moment et afficher la grammaire et la syntaxe irréprochable.

Mettre fin à l'email avec "très sincèrement", "Cordialement", ou un autre signataire salutation avant d'écrire votre nom. Inclure vos informations de contact ci-dessous votre nom - adresse postale, numéro de téléphone direct, numéro de fax, adresse e-mail et URL de site Web.

Double-vérifier l'orthographe de tous les noms et la grammaire avant d'envoyer l'e-mail. Créer un titre court et percutant pour la ligne d'objet - d'assurer un lien direct avec le contenu de l'email. "Dublin Parc à jour du projet», par exemple, est un titre fort et simple qui permet le correspondant connaître le contenu se rapporte à de nouvelles informations sur une entreprise spécifique.