Comment concevoir un document efficace

Dessiner une conception préliminaire de votre document. Cela vous aidera à déterminer combien d'informations vous pouvez adapter, le nombre et la taille de toutes les images et comment il pourrait ressembler sur une page. Effectuez cette étape avec du papier et un crayon.

Déterminer la quantité d'information nécessaire pour un effet maximum. Ne pas lasser vos lecteurs avec des mots excessifs et sans signification. Un mot ou une phrase ne sont pas efficaces si vous pouvez le supprimer sans modifier sensiblement le sens de votre document. Réduire les coûts d'impression et lecteur l'ennui en publiant les informations les plus vitales. Faire chaque mot et chaque nombre de pages, et vos clients apprécieront la lecture rapide.

Tapez chaque mot - y compris les titres, sous-titres ou les légendes d'image - dans un programme de traitement de texte. Lire tout le texte à haute voix pour être certain qu'il a un sens et que les peines circulent facilement. Demandez aux membres de l'équipe ou des collègues d'éditer et de revoir le texte. Effectuez une vérification orthographique et un chèque sur la grammaire. Enregistrez ce fichier et exécuter les modifications ultérieures à travers un correcteur orthographique et grammatical chèque avant de se jeter dans le texte de votre / programme de conception de l'édition. Si vous distribuez un document truffé de fautes d'orthographe et les erreurs grammaticales, vous ne serez pas ressembler à une autorité sur le sujet et votre document ne sera pas efficace.

Choisissez les polices lisibles, comme Arial et Times New Roman, pour le texte contenant des informations importantes à votre lecteur. Envisager la plus grande police possible pour faciliter la lecture, mais ne vont pas plus de 11 ou 12 pt pour les grands blocs de texte (également connu sous le texte «corps»). Restreindre l'utilisation de polices de caractères ornés aux seuls endroits que vous souhaitez attirer l'attention des lecteurs, comme le recto du document.

Utilisez l'espace blanc, ou des zones vides sur la page, à bon escient. Mary Bucholtz l'Université de Californie, Santa Barbara, États vous ne devriez jamais texte à double espace dans un document. Ne pas entasser toutes les informations pertinentes sur une seule page. Au lieu de cela, utiliser plusieurs pages lors nécessaires pour la circulation de l'information lisse. Et utiliser des tableaux pour organiser l'information.

Mettez en surbrillance les aspects les plus importants de votre document en utilisant le texte inverse. Une zone de texte inverse a généralement un fond noir avec lettrage blanc mais vous pouvez opter pour des couleurs plus vives pour attirer l'attention de votre lecteur. Les documents les plus efficaces utilisent des boîtes de texte inversé avec parcimonie pour accroître l'importance de ces éléments d'information.

Ajouter des photos appropriées si elles sont appropriées pour votre type de document. Photographies ajoutent un intérêt visuel et attirer l'attention. Ne pas ajouter des images inappropriées que certains pourraient juger offensants. Et ne pas ajouter trop de photos, car cela augmente la quantité d'encre utilisée et peut nuire à l'aspect professionnel de votre document.