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Comment envoyer un dossier de presse

Plusieurs forfaits de presse finissent par aller tout droit dans le bac de recyclage. Certains de ces paquets ne serait pas juste intéresser les lecteurs, mais d'autres ont été tout simplement mal mis ensemble. Formatage correctement un dossier de presse permettra d'améliorer les chances que l'information est publiée. Emailing le paquet augmente également la possibilité d'obtenir l'information imprimé - non seulement obtenir l'information là rapidement, mais permettre au matériau d'être facilement reproduit.

Instructions

  1. Identifier vos objectifs pour l'envoi d'un dossier de presse et des organismes de recherche d'information qui pourraient aider à atteindre ces objectifs. Les éditeurs ont très peu de temps supplémentaire, il ne faut pas la gaspiller. Un petit papier dans l'Ohio qui ne publie que des nouvelles locales est pas intéressé par un kit d'un événement en Californie de presse. Une station de nouvelles qui se concentre sur les finances ne sont pas intéressés par un dossier de presse au sujet d'un concert de rock. Une fois que vous avez identifié les médias appropriés, localiser l'adresse e-mail et le nom de l'éditeur, si possible, à travers la recherche sur Internet ou en appelant l'organisation. Un email de compagnie générale pourrait être utilisé si l'e-mail de l'éditeur ne sont pas disponibles. Familiarisez-vous non seulement avec la sortie des médias, mais avec le style du média. Le plus près le dossier de presse est le style de l'organisation des médias, le meilleur.

  2. Ecrire une brève déclaration (de 3 à 10 mots) à propos de ce que vous envoyez dans la ligne d'objet du courriel. Si possible, essayer de montrer pourquoi ce média particulier serait intéressé à l'information. Par exemple, si le kit est envoyé à un document axé localement, inclure l'emplacement de l'événement ou d'affaires dans la ligne d'objet.




  3. Etat le point tout de suite dans le corps de l'e-mail, et si possible, connectez ce point principal pour le style et les intérêts du média. Qu'est-ce que vous incluez dans le corps de l'e-mail varie en fonction de ce qui est inclus dans le dossier de presse. Si le kit de support est juste un communiqué de presse, y compris le texte de la libération dans le corps de l'email et fixez la sortie pour plus de commodité. Si le dossier de presse est un package sur un événement, écrire une brève déclaration en disant ce que l'événement est, quand il est et ce que vous avez fixé. Si le dossier de presse est à propos d'une entreprise locale, écrire une brève déclaration au sujet de pourquoi vous envoyez le kit.

  4. Joignez le fichier des dossiers de presse à l'email. Soyez prévenant de ce format de fichier que vous envoyez, cependant, parce que pas tous les médias sera en mesure d'ouvrir tout type de fichier. Dans générales PDF (Portable Document Format) peut être ouvert par presque tout le monde, et le logiciel de visionneuse est gratuit à télécharger. PDF seront également veiller à ce que ce que vous voyez sur votre écran d'ordinateur est ce que le destinataire voit, sans modification des différents ordinateurs formatage. RTF (Rich Text Format) sont également universellement facile à ouverture cependant, le format ne sont pas conservées dans un fichier RTF et ne fait pas mieux pour documents contenant des graphiques.



  5. Assurez-vous que toutes les photos destinés à la reproduction sont assez grands pour être réimprimé à haute qualité- ne pas compresser l'image pour l'email envoyer plus rapidement. Documents de texte peuvent être combinés en un seul fichier, mais les photos qui doivent être considérés pour la publication doivent être attachés dans des fichiers séparés, comme les images ne peuvent pas être facilement séparés du document. Format de fichier JPG est souvent préférable pour les images.

  6. Retour sur le corps de l'email. À la fin, la liste de ce que les documents que vous avez joint et pourquoi- mentionnent également si les fichiers sont disponibles dans un format différent. À la toute fin de l'email, indiquer vos coordonnées complètes.

  7. Double vérifier tous les aspects avant de vous envoyer l'email. Assurez-vous que l'adresse e-mail est correcte, le corps de l'email comporte pas d'erreurs et que les bons fichiers sont attachés.

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