Comment répondre au téléphone et prendre rendez-vous

Répondez au téléphone d'une manière professionnelle, accueil du client courtoisie et indiquant le nom de l'entreprise. Par exemple, vous pourriez dire: «Bonjour, la société ABC. Comment pouvons-nous vous aider aujourd'hui?"

Déterminer les besoins du client. Écouter, avec soins- puis, en fonction des besoins du client, connectez-les à la personne appropriée, ou de procéder à la prochaine étape: un rendez-vous.

Obtenir le nom et les coordonnées du client. Demandez si l'appelant est un nouveau ou ancien client. Certaines organisations peuvent préférer le mot «client». Pour les nouveaux clients, demander l'adresse postale, numéro de téléphone et adresse e-mail correcte. Pour le retour des clients, vérifier que cette information est le même, et d'apporter les changements que le client suggère.

Réservez la nomination. Demandez au client quand ils aimeraient prendre rendez-vous, en leur offrant la prochaine ouverture disponible dans votre planificateur. Continuez ce processus jusqu'à ce que vous avez trouvé un rendez-vous acceptable et date- puis placez le nom et le numéro de téléphone du client dans le planificateur dans l'espace approprié.

Verbalement confirmer la nomination en répétant le temps et remontent à la clientèle.

Enveloppez-vous de l'appel. Merci le client pour appeler votre organisation et de leur rappeler les politiques d'annulation. Informer le client des méthodes de paiement disponibles. Si votre position a changé, fournir cette information au client.

Terminer poliment l'appel. Merci encore une fois le client, leur souhaiter une bonne journée et raccrocher le téléphone.