Créer une salutation appropriée pour ouvrir la lettre avec un ton approprié.
Utilisez "Cher", "Salutations" ou "Bonjour / après-midi" pour ouvrir la lettre et montrer respect et d'empathie pour le lecteur. Par exemple: «Chers collègues."
Créer une introduction. Dans l'introduction, inclure des informations sur le sujet de la lettre afin que le lecteur comprenne à quoi nous attendre. Votre introduction pourrait ressembler à ceci:
Beaucoup d'entre vous se demandent quand la construction sera terminée sur notre nouveau garage. Je suis heureux de vous informer que la construction devrait être achevée d'ici la première semaine d'Avril.
Ecrire un paragraphe du corps efficace et organiser visuellement pour garder le lecteur engagé.
Le paragraphe du corps contient le plus d'informations, si l'organisation est particulièrement important. Utilisez des puces texte en gras, ou d'autres techniques pour mettre en évidence des informations cruciales.
Fermez la lettre avec une fin de l'écart d'acquisition. Cela implique l'établissement d'un bon ton avec le lecteur en les remerciant pour leur temps. Elle implique également l'inclusion des informations nécessaires au cas où le lecteur a d'autres questions. Par example:
Merci pour votre temps et de patience. Si vous avez d'autres questions, s'il vous plaît ne pas hésiter à contacter la direction à l'adresse e-mail ci-dessous.
Imprimer la lettre et relire pour les erreurs. Trouver des fautes d'orthographe, les erreurs de ponctuation ou d'erreurs grammaticales. Utilisez le dictionnaire et le thésaurus de réviser mots maladroits ou de la voix passive, et pour éviter la répétition.