Apprenez vos tâches intérieur et l'extérieur. Connaissances en informatique, le dépôt, le fonctionnement du téléphone et de l'écriture de mémo sont tous des facteurs clés dans le travail d'un réceptionniste. Faire ces tâches de manière efficace et sans pause parler à votre comportement professionnel.
Exprimez votre nature poli. Accueillir les clients à la porte et offrir à aider de quelque façon que vous pouvez. Être utile en dirigeant les clients à l'étage approprié ou au bureau et en les remerciant pour visiter est une façon de rendre les gens se sentent spéciaux quand ils entrent dans votre entreprise.
Répondre au téléphone rapidement avec un sourire. Les appelants peuvent réellement entendre votre enthousiasme à travers votre sourire physique quand vous répondez au téléphone. Utilisez le nom complet de votre entreprise et votre nom personnel en répondant que les gens sachent exactement qui ils parlent. Route vos appelants au bon département, en évitant soigneusement d'une erreur d'acheminement des appels.
Produire de la correspondance professionnelle en utilisant les règles de grammaire et de tête de l'entreprise. Utilisez rapport à votre destinataire en utilisant «Monsieur» ou «Madame» dans l'ouverture et terminer la correspondance avec "Sincèrement" ou "Cordialement" pour fermer.
Enregistrer avec précision et de délivrer des messages, des mémos et autres notes qui sont nécessaires tout au long de la journée. Par exemple, si votre patron veut que vous commandez des fournitures de bureau alors que vous êtes submergé par téléphone calls- écrire les détails dans un carnet ou autre organisée, zone facilement accessible de sorte que vous ne serez pas oublier de terminer la tâche.
Nettoyez votre zone de réception, en gardant votre bureau libre de tout encombrement et vos tiroirs de bureau dans l'ordre. Trouble vous fera paraître non professionnel et désorganisé.
Habillez-vous en vêtements professionnels. Jeans et T-shirts envoyer le message que vous n'êtes pas sérieux au sujet de votre profession. Portez des vêtements qui est propre et sans rides et éviter le maquillage excessif. En fonction de votre politique du bureau, tenue décontractée et la robe de vêtements sont idéales pour une réceptionniste professionnelle.