Comment traiter le dernier salaire pour les employés décédés à un bénéficiaire

Au moment de l'embauche

• Inclure une désignation de la forme de bénéficiaire dans la paperasse de tous les employés nouvellement embauchés. En remplissant ce formulaire, un employé fait connue qui devrait recevoir son chèque de paie finale dans l'événement, elle décède alors qu'il travaille là. Rappelez aux employés chaque année pour examiner la forme pour assurer son information est à jour et reste en ligne avec les souhaits de l'employé. Si votre employé n'a pas désigné un bénéficiaire, vous pouvez émettre le chèque de règlement final à un exécuteur testamentaire ou plus proche parent, à condition qu'ils aient les documents nécessaires comme une lettre originale de testament ou de l'administration, une copie certifiée conforme du certificat de décès et applicable le W -9 formulaire.

Après avoir appris de la mort d'un employé

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  Après avoir appris de la mort d'un employé, préparer et envoyer un paquet d'informations à la famille et / ou désignation de bénéficiaire de l'employé. Ce paquet devrait inclure des informations sur les avantages, les formulaires qui doivent être remplis, enveloppes de retour préaffranchies, si nécessaire, des informations de contact et des informations sur les salaires restant dus et quand ils seront payés. Aviser immédiatement le service de la paie de la mort de l'employé. Ce département aura besoin de geler les salaires de l'employé et d'arrêter toute dépôt direct en place jusqu'à ce qu'il reçoive les documents nécessaires, qui comprend un certificat de décès et un formulaire W-9 pour bénéficiaire ou succession. Le service de la paie doit également calculer le montant de la paie finale, qui devrait comprendre les salaires et autres formes de rémunération telles que le temps de vacances ou de congés de maladie accumulés, le cas échéant. Si vous utilisez un service de traitement de la paie, vous pourriez avoir besoin de lui donner une copie certifiée conforme du certificat de décès de l'employé avant de traiter dernier chèque de paie de l'employé. Ces étapes sont importantes, car une banque peut geler le compte bancaire du défunt, ce qui pourrait affecter la réception du dernier chèque de paie.

Le traitement du paiement final

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  Si l'employé a reçu, mais pas encore encaissé un chèque de paie, vous devez arrêter le paiement sur le chèque et émettre un nouveau chèque de ce montant au bénéficiaire ou à la succession de l'employé. Si l'employé est dû un salaire pour les gains en circulation, délivrer au bénéficiaire ou à la succession de l'employé. Vérifiez les lois de l'État régissant les conditions particulières qui doivent être remplies avant d'émettre le chèque de règlement final.

Déclarer le revenu à l'IRS

• Pour les salaires dus et payés au cours de la même année civile que la mort de l'employé, vous devez inclure les salaires dans de l'employé le formulaire W-2 et de signaler également le montant de la paie finale dans le formulaire 1099-MISC dans le nom du bénéficiaire ou l'exécuteur testamentaire . Si les salaires sont payables après l'année où l'employé décède, ne pas délivrer un W-2 dans le nom de l'employé pour l'année dans laquelle vous émettez le chèque de règlement final. Au lieu de cela, délivrer le bénéficiaire ou l'exécuteur testamentaire d'un formulaire 1099-MISC qui comprend le montant de la paie finale. Vous pouvez obtenir des copies de ces formulaires auprès de l'IRS, qui peut également offrir des indications supplémentaires sur l'achèvement et la délivrance de ces formes.