Déterminer le nom et le grade de l'agent à qui vous vous adressez à votre lettre. Ne pas appeler un officier par son prénom dans une lettre. Au lieu de cela, se référer à lui comme «le capitaine Smith» ou «Brigadier général Jones." Utilisez plein rang de l'agent quand lui adresser la parole à l'impression. Au lieu d'utiliser son grade et le nom combinaison, vous pouvez vous référer aux officiers masculins comme "Sir" et des officiers féminins comme «Madame». AR 25-50 établit que ces termes doivent être capitalisés lorsqu'il est utilisé, comme si ils sont nom propre de l'agent, même si elles se produisent en milieu de phrase. Par exemple, vous pouvez écrire: «Merci pour votre attention à cette question, Monsieur le Président."
Lisez et suivez les exigences de la section 3-7 de AR 25-50 pour déterminer le format de votre lettre.
Créer votre cap. Votre rubrique doivent inclure la date, à qui l'agent doit répondre, et une adresse.
Écrire le corps de la lettre. AR 25-50 suggère de garder chaque paragraphe de votre lettre de moins de 10 lignes. Seul espace du corps de votre lettre.
Inclure un point de contact et un numéro de téléphone que la dernière phrase de votre lettre. Il est de pratique courante de l'Armée de se référer au point de contact comme le «POC». Par exemple, écrire «POC pour cette lettre est Mme Jane Jackson au (888) 555-1212" est la méthode standard d'aborder la question de point de contact.
Tapez le centre de la page, «respectueusement» ou «Très respectueusement," comme une formule de politesse. Donner des cinq lignes vides et tapez votre nom complet. Si vous êtes un civil, utilisez votre salutation ainsi. Si vous êtes un membre du service, inclure votre rang et utiliser votre typique bloc de signature de l'Armée.
Reportez-vous à la figure 3-1 dans AR 25-50 pour assurer votre lettre est dans le bon format avant de l'envoyer.